FORTROLIGHEDSPOLITIK
BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Senest revideret 19.08.19
Kao Danmark, Lyngbyvej 2, 2100 København Ø ("Kao Company" eller "vi" eller "vores") og alle datterselskaber i EMEA-regionen (Europa, Mellemøsten og Afrika, herefter kaldet "Kao-koncern") tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. Nærværende beskyttelse af personoplysninger oplyser brugerne af Kao Salon Partner og alle andre websites eller mobile programmer, hvor denne beskyttelse af personoplysninger gælder, (”Webshop"), om hvordan vi, som ansvarlige over for Databeskyttelsesforordningen ("GDPR") indsamler og bearbejder personlige og andre oplysninger om disse brugere i forbindelse med deres brug af "Webshop".
1. Kategorier af personoplysninger og deres bearbejdning - Hvilke personoplysninger om dig behandler vi og hvorfor?
1.1 Metadata
Du kan bruge “Webshoppen” uden at dele dine personoplysninger med os. I så fald indsamler vi kun nedenstående metadata, der stammer fra din brug af “Webshop”: browser, type og version, styresystem og grænseflade, det website, hvorfra du besøger os (refererer URL), webside(r) du besøger på vores “Webshop”, dato og tid for dit besøg samt internetprotokol (IP)-adressen.
Din IP-adresse vil blive brugt for at give dig adgang til vores “Webshop”. Disse metadata, inklusive den forkortede IP-adresse, vil blive anvendt til at øge kvalitet og service af vores “Webshop” og serviceydelserne ved at analysere vores brugeres adfærd.
1.2 Konto
Hvis du indretter en konto for vores “Webshop”, vil du blive bedt om at angive følgende personoplysninger om dig selv: Navn, køn (tiltale), postadresse, e-mailadresse, telefonnummer, den adgangskode, du har valgt til din konto, betalingsdetaljer, faktura- og leveringadresse, samt anmodning om at modtage markedsføringsmateriale (frivillig). Vi behandler disse personoplysninger for at kunne administrere din konto, for at svare på dine forespørgsler og anmodninger om oplysninger, for at levere de ønskede produkter eller serviceydelser, forsyne dig med markedsføringsmateriale i lovligt omfang, for at analysere dine interesser til markedsføringsformål, for at forbedre vores “Webshop” iht. brugsmønstre og til den tekniske administration eller andre formål, du har givet dit samtykke til.
1.3 Produktordrer
Hvis du bestiller et produkt via vores “Webshop”, indsamler og behandler vi følgende personoplysninger om dig: Navn, køn (tiltale), postadresse, e-mailadresse, telefonnummer, den adgangskode, du har valgt til din konto, betalingsdetaljer, faktura- og leveringadresse, og anmodning om at modtage markedsføringsmateriale (frivillig). Vi behandler disse personoplysninger for at kunne opfylde vores kontraktuelle forpligtelser og udføre produktordren, gennemføre kundepleje, sikre overensstemmelse med loven, forsvare, fremsætte og udøve krav, forsyne dig med markedsføringsmateriale i det omfang, den gældende lovgivning tillader og analysere dine interesser til markedsføringsformål.
1.4 Konkurrencer
Hvis du deltager i en konkurrence, indsamler og bearbejder vi følgende personoplysninger om dig: Navn, køn (tiltale), postadresse, e-mailadresse, telefonnummer, dato for deltagelse, valg som vinder, pris, quiz-svar. Disse personoplysninger behandles for at gennemføre konkurrencen, informere vinderen, levere præmien til vinderen, gennemføre arrangementet og forsyne dig med markedsføringsmateriale i det omfang gældende lovgivning tillader det, og for at analysere dine interesser til markedsføringsformål.
1.5 Nyhedsbrev
Hvis du anmoder om at modtage vores nyhedsbrev, indsamler og bearbejder vi følgende personoplysninger om dig: mailadresse og anmodning om at modtage markedsførings-mails eller postforsendelser (frivillig). Vi behandler disse personoplysninger for at kunne levere nyhedsbrevet og andet markedsføringsmateriale i det omfang den gyldige lovgivning tillader, og for at analysere dine interesser til markedsføringsformål.
2. Grundlag for databehandlingen og konsekvenser - hvad er lovgrundlaget for en behandling af dine personoplysninger, og hvad sker der, hvis du ikke stiller dem til rådighed?
Følgende love danner grundlag for indsamling, behandling og brug af dine persondata:
&bull, dit samtykke til behandling af dine data, fx ved tilmelding til et nyhedsbrev
&bull, behandlingen er nødvendig for at opfylde forpligtelserne i en aftale, du er part i eller for at foretage skridt på din anmodning, før der er indgået en aftale.
Loven kræver ikke, at du stiller dine personoplysninger til rådighed for os. Dog er det nødvendigt for at indgå en aftale med os eller for at modtage vores serviceydelser/produkter, som du har anmodet om, at du stiller oplysninger til rådighed for os. Det er din afgørelse, om du vil stille supplerende data til rådighed.
Hvis du ikke stiller dine personoplysninger til rådighed, kan det medføre ulemper for dig, fx kan du muligvis ikke indgå en aftale med os.
3. Modtagerkategorier og international videregivelse af data - hvem overfører vi dine personoplysninger til, og i hvilke lande befinder modtagerne sig?
Vi vil evt. videregive dine personoplysninger til tredjepart for at behandle dem som beskrevet ovenfor:
&bull, Inden for Kao Company: Vores moderselskab, Kao Corporation i Japan og alle datterselskaber (alle datterselskaber, inklusive os, kaldt "Kao Company" samlet "Kao Group") i den globale Kao Group http://www.kao.com/global/en/about/outline/group-companies/ vil kunne modtage dine personoplysninger som er nødvendig for de bearbejdningsformål, der er beskrevet ovenfor. Alt efter personoplysningernes kategorier og de formål, oplysninger er indsamlet til, vil forskellige afdelinger i Kao Company modtage dine personoplysninger. For eksempel kan vores It-afdeling få adgang til dine kontodata, og vores eCommerce- og salgsafdelinger kan få adgang til dine kontodata eller data i forbindelse med produktordrerne. Desuden kan andre afdelinger inden for Kao Company få adgang til visse personoplysninger om dig, når der er brug for at kende dem, som fx den juridiske afdeling, økonomiafdelingen eller den interne revision.
&bull, Med databehandlere: Visse tredjeparter, uanset om de er koncernforbundet eller ej, kan modtage dine personoplysninger for at behandle disse data efter tilsvarende instruktioner ("Behandlere") som er nødvendigt for de bearbejdningsformål, der er beskrevet ovenfor, som "Webshop" serviceydere, ordrebehandlere, kundeserviceleverandører, markedsføringsleverandører, It-support-serviceydere, betalingsserviceydere, shipping-virksomheder og andre serviceydere, der støtter os i at vedligeholde forretningsforbindelsen med dig. Behandlerne er underlagt aftalemæssige pligter for at tilvejebringe tilsvarende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de personlige data og for at behandle personoplysninger udelukkende som foreskrevet. En liste med alle aktuelt involverede behandlere kan findes her.
&bull, Andre modtagere: I overensstemmelse med gældende databeskyttelseslov må vi overføre personoplysninger til retshåndhævende myndigheder, myndighederne generelt, juridiske myndigheder, juridiske rådgivere, eksterne rådgivere eller forretningspartnere. I tilfælde af en fusion eller overtagelse, kan personoplysninger overføres til de tredje parter der er involveret i fusionen eller overtagelsen. Vi vil ikke uden din tilladelse gøre dine personoplysninger tilgængelige for tredjeparter til reklame- eller markedsføringsformål eller øvrige formål.
Enhver adgang til dine personoplysninger er begrænset til de personer, der har brug for dette for at opfylde deres pligter i forbindelse med deres arbejde.
International videregivelse De personoplysninger, vi indsamler eller modtager om dig, kan blive videregivet eller behandlet af modtagere, der har hjemme inden eller uden for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab ("EØF"). Blandt modtagere uden for EØF er nogle certificeret iht. EU-U.S. Privatlivsskjold og andre har hjemme i lande med tilsvarende ordninger (især Andorra, Argentina, Canada (for private organisationer under Canadian Personal Information Protection og Electronic Documents Act), Schweiz, Færøerne, Guernsey, Israel, Isle of Man, Jersey, og New Zealand]), og under alle omstændigheder er videregivelsen herved anerkendt som tilvejebringelse af en adækvat databeskyttelse set ud fra Den Europæiske databeskyttelseslov. Andre modtagere kan befinde sig i lande uden et adækvat beskyttelsesniveau set ud fra Den Europæiske databeskyttelseslov. Vi vil foretage alle nødvendige skridt for at sikre, at videregivelse af data uden for EØF er tilstrækkeligt beskyttet som krævet i den gældende databeskyttelseslov. Med hensyn til videregivelse til lande, der ikke overholder et tilsvarende niveau for databeskyttelsen, baserer vi videregivelsen på rimelige sikkerhedsforanstaltninger, som standard-databeskyttelsesregler, godkendt af den Europæiske Kommission eller af en opsynsmyndighed, godkendte adfærdsregler sammen med modtagerens bindende og eksigible pligter eller godkendte certificeringsmekanismer sammen med modtagerens bindende og udførende pligter. Du kan anmode om en kopi af sådanne passende sikkerhedsforanstaltninger ved at kontakte os som angivet i nedenstående afsnit 7.
4. Opbevaringsfrist - hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Dine personoplysninger vil blive opbevaret så længe, det er nødvendigt for at stille de ønskede serviceydelser og produkter til rådighed. Efter at du har opsagt aftalen med os / du har slettet din konto / konkurrencen er afsluttet eller på anden måde har afsluttet din forbindelse med os, vil vi fjerne dine personoplysninger fra vores systemer og optegnelser og/eller tag skridt til at anonymisere den således, at du ikke længere kan identificeres ud fra disse (medmindre vi skal opbevare dine oplysninger for at overholde love og regler, som Kao Company er underlagt, f. eks. Skattelove).
Vi kan opbevare dine kontaktoplysninger og interesse for vores produkter eller serviceydelser i en længere periode, hvis Kao Company har fået din tilladelse til at sende markedsføringsmateriale til dig. Vi kan også iht. gældende lovgivning være forpligtet til at opbevare visse af dine personoplysninger i en periode på 10 år efter det relevante regnskabsår. Vi kan også opbevare dine personoplysninger efter, at aftalen er opsagt, hvis dine personoplysninger er nødvendige for at overholde anden gældende lovgivning eller hvis vi skal bruge dine personoplysninger for at fremsætte, udøve eller forsvare et lovligt krav, men kun i det omfang dette er nødvendigt. I det omfang det er muligt, vil vi begrænse bearbejdningen af dine personoplysninger til disse begrænsede formål efter at aftalen er opsagt.
5. Dine rettigheder - hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve disse rettigheder?
Retten til at tilbagekalde dit samtykke: Hvis du har erklæret dig indforstået med hensyn til indsamling, behandling og brug af dine personoplysninger (især med hensyn til direkte markedsføringskommunikation via e-mail, sms og telefon), kan du altid tilbagekalde dit samtykke med fremtidig virkning. En sådan tilbagekaldelse påvirker ikke databehandlingens lovlighed inden tilbagekaldelsen. Kontakt os som angivet i nedenstående afsnit 7 med henblik på tilbagekaldelsen af dit samtykke. Derudover kan du modsige vores brug af dine personoplysninger til markedsføringsformål uden, at der opstår omkostninger for dig bortset fra overførselsomkostningerne til basistarifferne.
Yderligere rettigheder i forbindelse med retten til privatlivets fred: I henhold til gældende lov om beskyttelsen af personoplysninger har du ret til at anmode: (i) om adgang til dine personoplysninger (ii) om rettelse af dine personoplysninger (iii) om sletning af dine personoplysninger (iv) om begrænsning i behandlingen af dine personoplysninger (v) flytning af dine oplysninger og eller (vi) om at modsige dig bearbejdning af dine personoplysninger (inklusive modsigelse af profiling).
Bemærk at de ovenstående rettigheder kan være begrænset af gældende lokal lov om beskyttelse af personoplysninger. Nedenstående findes yderligere oplysninger om dine rettigheder i henhold til GDPR:
&bull, Retten til at forlange adgang til dine personoplysninger: Du kan være berettiget til at forlange en bekræftelse af os, om personoplysninger og dig er behandlet og, hvor dette er tilfælde, kræve adgang til dine personoplysninger. Disse adgangsoplysninger omfatter bl.a. databehandlingens formål, kategorier af de pågældende personoplysninger og modtagere eller modtagerkategorier, der har fået eller vil få kendskab til dine personoplysninger. Alligevel er der ikke tale om en absolut ret, og andre personers interesser kan begrænse din adgangsret.
Du kan have retten til gratis at modtage en kopi af de personoplysninger, vi behandler. For yderligere kopier kan vi forlange et rimeligt gebyr på grundlag af administrationsomkostningerne.
&bull, Retten til at anmode om rettelse: Du kan være berettiget til at kræve en rettelse af forkerte personoplysninger om dig. Afhængig af behandlingens formål kan du være berettiget til at få manglende personoplysninger tilføjet, hvilket omfatter tilvejebringelse af en supplerende bekræftelse.
&bull, Retten til af kræve sletning (retten til at blive glemt): Under visse omstændigheder kan du være berettiget til at forlange sletningen af dine personoplysninger, og vi er forpligtet til at slette disse personoplysninger.
&bull, Retten til at kræve en begrænsning af behandlingen. Under visse omstændigheder kan du være berettiget til at kræve en begrænsning af forarbejdning af dine personoplysninger. I så fald markeres de personlige, og de må kun behandles af os til visse formål.
&bull, Retten til at kræve flytning af dine data: Under visse omstændigheder kan du være berettiget at modtage dine personoplysninger, du har stillet til rådighed for os, i et struktureret, almindeligt maskinlæseligt format, og du kan være berettiget til at overføre dataene til en anden enhed uden, at vi forhindrer det.
&bull, Retten til indsigelse: Under visse omstændigheder kan du være berettiget til, på baggrund af din specifikke situation, at modsige behandlingen af dine personoplysninger, og vi kan forpligtes til ikke længere at behandle dine data. Denne ret til indsigelse kan især gælde, hvis vi indsamler og behandler dine personlige oplysninger for at forstå dine interesser i vores produkter og serviceydelser eller for direkte markedsføring.
Hvis du er berettiget til indsigelser, og du udøver denne ret, vil dine personoplysninger ikke længere blive behandlet af os. Du kan udøve denne ret ved at kontakte os som angivet i nedenstående afsnit 7.
Denne ret til indsigelse består eventuelt ikke, hvis behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for at udføre en handling, inden der indgås en aftale eller for at udføre en ordre, der allerede er indgået.
Hvis du ikke længere ønsker at modtage direkte markedsføring, bør du tilbagekalde sit samtykke som angivet nedenstående.
For at udøve dine rettigheder bedes du kontakte os som angivet i nedenstående afsnit 7. Du er desuden berettiget til at fremsætte en klage hos de pågældende databeskyttelsesmyndigheder.
6.Cookies og andre sporingsteknologier
Denne “Webshop” anvender cookies og andre sporingsteknologier. Yderligere oplysninger findes under vores Cookie-politik
7. Spørgsmål og kontaktoplysninger
Hvis du har spørgsmål til Fortrolighedspolitikken eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder nævnt i Punkt 5, bedes du kontakte os på: www.kao.com/global/en/EU-Data-Subject-Request/. Kao’s Privacy Officer i Tyskland kan kontaktes via: datenschutz.de@kao.com.
8. Ændringer i Fortrolighedspolitikken
Fra tid til anden vil vi opdatere denne fortrolighedspolitik for at tilpasse os ændrede lovlige, regulatoriske eller driftsmæssige krav. Vi vil informere dig om alle eventuelle ændringer, når de træder i kraft, ved at opdatere ovenstående "Senest revideret"-dato eller som på anden måde krævet af loven. Din fortsatte brug af vores "Webshop" efter disse opdateringer træder i kraft forudsætter, at du accepterer disse ændringer. Hvis du ikke accepterer opdateringerne til denne fortrolighedspolitik, bør du ikke længere bruge “Webshop”.